電話対応のコストを削減する方法｜人を増やさず利益率を上げる経営判断とは

正直に言えば、私は電話対応ほど利益率を圧迫する業務はないと考えています。

「電話が鳴る＝売上機会」と思われがちですが、実際の経営数字で見ると違います。電話は人を張り付かせ、同時対応ができず、営業時間外は機会損失を生み、さらにクレーム対応で精神的コストまで発生させる。これを放置している限り、どれだけ広告を強化しても利益率は改善しません。

私自身、複数法人を運営する中で電話業務を徹底的に削減し、現在はスタッフ2名体制で年商5,000万円以上、営業利益率36%以上を維持しています。その構造を実現できた理由は明確です。電話対応を「人」から切り離したからです。

電話対応がなぜ構造的に詰むのか

電話対応を削減したいと考える経営者は多いですが、まず理解すべきは「削減＝人件費削減」ではないということです。問題は構造です。

例えば時給1,300円のスタッフが電話専任で1日8時間対応すると、1日10,400円。月22日稼働で約23万円。社会保険や管理コストを含めれば実質30万円近くになります。

しかし電話は同時対応ができません。1時間に6件対応できたとしても、それ以上は物理的に無理です。混雑時には取りこぼしが発生し、営業時間外はゼロです。

さらにクレーム対応。これは目に見えない精神的コストを生み、離職リスクを高めます。結果として採用コストまで増加する。この負の連鎖が電話業務の本質です。

人を増やす・外注するという選択肢が失敗する理由

電話対応削減の方法として最初に検討されるのが「人を増やす」か「コールセンターに外注する」ことです。しかし、どちらも根本解決にはなりません。

人を増やせば人件費は比例して増加します。外注すれば月額固定費＋従量課金。結局は人が電話を受ける構造から抜け出せていないのです。

しかも属人化は解消されません。教育コスト、品質ばらつき、対応レベルの差。電話は「人依存」である限り、経営リスクを抱え続けます。

私はこの構造自体を断ち切る必要があると判断しました。

AI電話という現実的な削減方法

そこで導入したのがAI電話自動システムSmartCall（スマートコール）です。

SmartCall（スマートコール）は、受注、予約、キャンセル、解約抑止、FAQ対応、クレーマー一次対応までを自動化できます。しかも24時間365日、同時荷電対応が可能です。

ここで重要なのはコスト構造です。月数万円で稼働し、人を増やさずに対応数だけを拡張できる。これは経営視点で見れば圧倒的な固定費圧縮です。

私の法人では電話専任スタッフをゼロにし、受付業務をすべてスマートコールに移行しました。結果として月間数十万円単位の人件費が削減され、同時に取りこぼしが減少しました。

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時給換算・同時対応・24時間対応のコスト比較

仮に1日100件の電話がある場合、人で対応すれば最低2名体制が必要になります。月額コストは50万〜60万円規模になります。

しかしSmartCallなら同時対応が可能です。夜間も受付できるため、営業時間外の機会損失も発生しません。

私は「1件取りこぼすごとの利益」を必ず計算します。平均客単価1万円、粗利率40%なら1件で4,000円の粗利です。月に20件取りこぼせば8万円の損失。年間で約100万円です。

電話削減は単なるコストカットではありません。利益漏れの防止です。

導入しない場合に発生し続ける損失

電話対応を人で続ける限り、時給コストは永遠に発生します。採用難が続けば賃金は上昇し、精神的負担も増します。

私は経営判断において「やらないリスク」を常に考えます。電話自動化をしないということは、毎月無駄な固定費を払い続けるという意思決定です。

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今すぐ検討すべき会社の特徴

電話件数が1日30件を超えている。

営業時間外の機会損失が発生している。

クレーム対応でスタッフが疲弊している。

人を増やさず利益率を上げたい。

これらに一つでも当てはまるなら、電話対応削減の方法は一つです。

私は断言します。すべての電話対応はSmartCall（スマートコール）でDX化できます。

電話は「人がやるもの」という固定観念を捨てることが、利益率改善の第一歩です。

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経営は感情ではなく構造で決まります。電話対応を削減する方法を探しているなら、次にやるべきことは明確です。構造を変える決断をすることです。